Interaktivt arbetsmöte kring utveckling i komplexa miljöer

Exempel från våren 2016

Alla verksamheter har större eller mindre inslag av komplexa utmaningar. När en verksamhet eller en del av en verksamhet ska förbereda sig för att möta framtiden kallar vi det ofta för ”verksamhetsplanering”, eller för ”projektplanering” i de fall verksamheten är begränsad i tiden. Traditionellt innebär det att man inom en enskild verksamhetsenhet eller en projektorganisation utgår från olika mål och direktiv som formulerats ”högre upp” i hierarkin, och sedan utifrån detta försöker göra en ”plan” för att möta en mer eller mindre osäker framtid.

Den modellen kan fungera bra för den del av verksamheten eller projektet som är planeringsbar, och där det finns tydliga samband med de aktiviteter man planerar och de resultat och effekter som verksamheten förväntas ge. För detta finns gott om modeller och metoder med ”systematiska” angreppssätt för både planeringsarbetet och för ett ordnat och strukturerat sätt att genomföra det man vill åstadkomma.

Det som är komplicerat kan och ska förenklas! Vi ser många exempel på hur användarnära design underlättar för människor att agera, utan att man behöva förstå särskilt mycket av ett komplicerat maskineri som finns bakom den yta man möter. Mycket av det som vi kallar för ”modern logistik” bygger på sådana koncept och det har gett oss en mycket effektiv distribution av varor och t ex ett utbud av matvaror som tidigare bara var tillgängligt för ett fåtal resursstarka individer. Men för många verksamheter eller projekt räcker inte sådana ”systematiska angreppssätt”. Utgångspunkten för verksamheten eller projektet och den omvärld man verkar i är alltför oförutsägbar, opåverkbar och komplex.

Även inom andra områden finns komplexitet, inte minst i vetenskapliga sammanhang. Brist på samsyn och ”riktig” evidens, samt kanske också osunda beroenden, leder till att vetenskapliga rapporter inte alltid kan sägas vara de ”bevis” som man skulle önska.

Det är uppenbart att vi kommer att få möta och leva med en allt högre komplexitet i våra liv, både yrkesmässigt och i samhället i stort. En del människor säger att ”allt är så komplicerat numera, det var bättre förr”.  Man vill förenkla och ”stänga ute” en värld som är svår att förstå, och som känns annorlunda jämfört den värld som man är van vid att möta.

Då menar man att det egentligen inte finns någon skillnad i betydelse mellan orden ”komplicerat” och ”komplext” .  Mementor arbetar dock utifrån en teoribas som faktiskt gör skillnad mellan det som är komplicerat och det som är komplext.  

Vi arbetar med att stödja verksamheter och projekt med tankemodeller och angreppssätt för att möta komplexitet. Förutsättningarna för utveckling är radikalt annorlunda när man befinner sig i ”komplexitets-zonen”. Mementor kan t ex med hjälp av interaktiva arbetsmöten bidra med tankemodeller och begrepp för utvecklings i sådana miljöer som utgör komplexa adaptiva system.

Ett exempel på detta arbetssätt är att vi under våren 2016 genomfört ett sådant arbetsmöte tillsammans med den strategiska utvecklingsenheten i Mora kommun.  Utvecklingsenheten består av två verksamhetsinriktningar: näringslivsutveckling och samhällsplanering, med gemensamt uppdrag att driva, samordna, analysera och utarbeta stöd för en långsiktig utveckling av Moras näringsliv och strategiska samhällsplanering. Enhetens ansvarar, utifrån ett övergripande strategiskt perspektiv, för en rad olika frågeområden. Ett flertal av dessa områden har påtagliga ömsesidiga beroenden. De har dessutom starka samband med uppgifter och ansvarsområden som andra förvaltningar har i kommunen. Utvecklingsenhetens områden har också beroenden till andra myndigheters och samhällsaktörers arbete. Utifrån dessa förutsättningar genomförde Mementor ett interaktivt arbetsmöte.

Ett interaktivt arbetsmöte utgår från verksamhetens eller projektets egna förutsättningar och frågeställningar. Det bidrar till att skapa en gemensam bild av de utmaningar man ser framför sig, som bas för ett lärande. Detta lärande kan användas både i det interna arbetet och i samarbetet med andra aktörer, såväl inom som utanför verksamheten eller projektet. Ett arbetsmöte utgår från en teoretisk bas om komplexa adaptiva system.  Utifrån denna bas prövas tankemodeller och angreppssätt genom att tillsammans arbeta med konkreta aktuella frågor som ligger i verksamhetens eller projektet uppdrag. Resultatet blir en gemensam bild av de utmaningar man står inför, och ger också tänkbara handlingsalternativ som utgör grund för vidare arbete.

 

Ett urval av Mementors projekt under år 2015

Införande av ”Journal via nätet” i SLL 

Mementor hade uppdrag som ”verksamhetskoordinator” vid införandet av tjänsten ”Vårdhändelser” inom SLL. ”Journal via nätet” är en kombination av ”integrationsteknik”, regelverk och verksamhetsaspekter. Stöd till införandet i SLL. Capio St Görans sjukhus startade i februari 2015 då alla verksamheter inom sjukhuset utom Akutmottagningen erbjuder sina patienter att ta del av sin patientjournal via inloggning på 1177 Vårdguiden.

Förstudie ”Stockholm Digital Care”

Förstudien kring ”Stockholm Digital Care” drevs av Äldreförvaltningen i Stockholms stad tillsammans med Kommunförbundet Stockholms län (KSL) samt Stockholms läns landsting (SLL). Mementor medverkade i arbetet med förstudien från Stockholms läns landstings sida och syftet var att söka medel för att kunna ta fram en utvecklingsarena genom vilken små och medelstora företag får tillgång till en större marknad för sina produkter och tjänster samtidigt som äldre får möjlighet till ökad självständighet och trygghet.  Initiativet har efter förstudien fått medel från den regionala strukturfonden. Stockholms stad driver nu tillsammans med SICS Swedish ICT AB, Huddinge kommun, Nacka kommun, Södertälje kommun, Kommunförbundet Stockholms län (KSL) och Stockholms läns landsting (SLL) projektet Stockholm Digital Care (SDC). Visionen för Stockholm Digital Care är att skapa en gemensam, öppen utvecklingsarena för samverkan mellan aktörer så som kommuner, landsting och SMF, som starkt bidrar till att kommersiella digitala produkter och tjänster specifikt utformade för äldre i ordinärt boende ökar och också få ut såväl befintliga som nya produkter på marknaden. Projektet startar hösten 2015 och pågår till och med 2020

HIP.se som en del av innovationssystemet i SLL

Mementor har under år 2015 haft uppdrag för Idérådet hos SLL som sakkunnig inom eHälsa och innovation. Förutom uppdraget som sakkunnig har det också inneburit att vara ”ambassadör” och stöd till utvecklingsprojekt som i tidiga faser siktar på att använda HIP.se och den öppna nationella infrastrukturen.

Stöd till utveckling av ledning och verksamhet inom socialtjänsten i Sollentuna kommun

Mementor har under hela 2015 arbetat med lednings- och verksamhetsstöd till socialtjänsten i Sollentuna kommun samt inom ramen för uppdraget ansvarat för flera workshops med fokus på temat ”Utveckling i komplexa adaptiva system”

Stöd arbetet med att förbättra Tillgänglighet och Bemötande i Vaxholms stad

Vaxholms stad ville fokusera på utmaningar som staden behöver hantera för att utveckla och förbättra Tillgänglighet och Bemötande. Det gällde i princip alla de tjänster och verksamheter som ingår i Vaxholms ”erbjudande” till sina invånare och företag.  Mementor gjorde intervjuer med nyckelpersoner, analyserade olika källor samt genomförde en workshop med stadens ledningsgrupp kring temat Tillgänglighet och Bemötande.

 

Ett urval av Mementors tidigare projekt utifrån våra olika angreppssätt:

Nulägesbeskrivningar och förankringsprocesser

·Stadsbyggnadsprocessen i Nacka kommun. Nulägesanalys avseende samarbetet mellan byggherrar/exploatörer och stadsbyggnadskontoret, Nacka kommun avseende stadsbyggnadsprocessen. 2009-2010.

·Landstinget i Jönköpings län Genomlysning och workshops för att skapa samsyn om utvecklingen av det Medicinska programarbetet med MPG-Kirurgi / LG Urologi som case. 2009

·KSU – Kärnkraftsäkerhet och Utbildning AB. Nulägesanalys avseende KSU’s förmåga till utveckling och förnyelse, samt fortsatt stöd i utvecklingen av detta. Klara fungerar också som löpande ledarstöd gällande kvalitets- och processfrågor. 2007 – 2010

·Länsförsäkringar AB – Affärsområde Hälsa. Behovsanalys Kvalitetsuppföljning av Vårdgivare. Gapanalys samt arbetsseminarier som ledde till förnyad strategi. 2008

·Genomlysning av nuläget av seende Vägledning för såväl ungdomar som vuxna i alla Stockholms läns kommuner. Start hösten 2008 – avrapportering mars 2009. Kommunförbundet Stockholms Län (KSL)

·Utvecklingskraft och innovationsförmåga i Landstinget i Östergötland . Kartläggning och förslag. 2007

Läs mer: aktuella projekt

Gemensamma lär- och utvecklingsprocesser

·FoU-lab Nacka kommun. Genomförande av utvecklingslaboratorier i en decentraliserad organisation, för att stärka Forskning och utveckling inom förskolor och skolor i Nacka kommun. Inom ramen för Nacka kommuns satsning på forskning och utveckling kommer Mementor under 2009-2010 att driva ett lärandestyrt utvecklingsarbete med team av lärare.

·KSU – Kärnkraftsäkerhet och Utbildning AB. Genombrott – ”Gemensam Utbildning” vid alla reaktorer i Sverige. Utveckling av förmåga till lärande och förnyelse genom systematiskt utvecklingsarbete. 2009-2010

·Genombrott ”Respekt och Förtroende” IFO Järfälla. På grundval av tidigare genomlysningen genomför vi det första Genombrottet i Socialtjänsten, ”Respekt och Förtroende”januari – juni 2009. Fortlöpande stöd i fortsatt utvecklingsarbete 2009 / 2010

Läs mer: aktuella projekt

Transformationer och förändringsprocesser

·Fler Friska Företagsamma Nackabor – delprojektledare för ett utvecklingsprojekt mellan Nacka kommun, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Stockholms läns landsting om förutsättningarna för fler människor att snabbare komma in på arbetsmarknaden genom ”En dörr” för alla och kundval för insatserna. Projektet har pågått hela 2007 och är nu under 2008 på väg in i ett operativt läge.

·Karriärutveckling för alla, Nacka kommun 2007-2008 Utveckling av Karriärutveckling för alla medborgare, från förskola till vuxen. Projektet har nu övergått i en genomförande fas och Klara ansvarar i projektgruppen för att föra in kundperspektivet i arbetet. Bl.a. genomförande av fokusgrupper.

Läs mer: aktuella projekt

Föreläsningar och kunskapsöversikter

·Föreläsningar om att leda i komplexitet. Klara har sedan sin teknologie doktorsexamen fått ett stort antal förfrågningar om att föreläsa från många olika typer av organisationer. Ett axplock: Finansinspektionens samordning mot penningtvätt, ledningsgruppen på Säkerhetspolisen, alla chefer inom Västtrafik, Karolinska Institutet, alla utvecklingschefer inom Sveriges landsting, konferens om Lagen om Valfrihet i kommunen, Young Business Creatives gymnasieskola. 2009-2010

·Konsumentorientering – en allt starkare trend i vård och omsorg. Vi har genom ett flertal uppdrag, bl.a. för Länsförsäkringar AO Hälsa, Västra Götalandsregionen och landstingens informationsdirektörer, fått möjlighet att fördjupa oss i frågorna om hur dagens samhällsutveckling påverkar kraven och möjligheterna till ett allt starkare inflytande från individer som konsumenter av tjänster i vård och omsorg. Detta är paketerat till en föreläsning som väcker nya tankar.

·Ledarskap i hälso- och sjukvården, en kunskapsöversikt.

Läs mer: aktuella projekt

Ledar- och utvecklingsstöd

·Ledarstöd och coachning av chefer. Karolinska sjukhuset, Huddinge kommun, Socialtjänsten i Järfälla kommun, Nacka kommun.

·Ledarsstöd i kvalitets- och processfrågor. KSU – Kärnkraftssäkerhet och utbildning, Agria Djurförsäkring